دليل خطوة بخطوة لكتابة خطاب التحصيل
• تنبيه
• تذكير
• تحقيق
• الاستعجال
• الملاحظة الاخيرة
• رصيد غير كاف
• شكرا على الدفع
• فاتورة الدفع / اعتذار
على سبيل المثال: الإخطار هو الرسالة لإخطار المستلم بأن الفاتورة متأخرة.
رسالة التذكير هذه لإبلاغ القارئ بأن الفاتورة متأخرة ولم يتم الحصول على السداد. احرص على التركيز على
السلوكيات التي يمكن ملاحظتها وتجنب الافتراضات. قائلا ، "لدينا
عدم تلقي الدفع "، هذا سلوك يمكن ملاحظته.
"لم ترسل الدفعة" ، هو افتراض. كن إيجابيا.
يسأل خطاب الاستفسار عن سبب عدم سداد الفاتورة. يفترض
فاتورة متأخرة. إنه لأمر رائع متابعة هذه المراسلات باستخدام مكالمة هاتفية شخصية تسأل عن تأخير السداد. يمكن تنظيم إستراتيجية بديلة لتتناسب مع قيود الميزانية الحالية للمستلم. إذا تم إجراء ترتيب مختلف ، أرسل نسخة من خطة الدفع الجديدة هذه إلى المستلم. استمر في متابعة الرسائل بالمكالمات الهاتفية للحفاظ على التواصل. احتفظ بكل سجل المكالمات.
كيف تكتب رسالة تحصيل جيدة؟
شرح لكل جزء من الرسالة. يصف الحرف الأول كل جزء من هذه المراسلات بعد أن تحدد الحروف فقط التغييرات في التنسيق القياسي. الهدف من خطاب التحصيل هو حث العميل على دفع فاتورة متأخرة.
الخطوة 1: تحقق من كتابة اسم المتلقي. استخدم أ
اسم مجاملة خاص بنوع الجنس فقط طالما أنك متأكد من جنس المتلقي.
الخطوة 2: يجب أن يشرح القسم الأول من الرسالة السيناريو والقلق. (تاريخ الشراء ، إجمالي الديون المستحقة وتاريخ الاستحقاق).
الخطوة 3: يجب أن يشير الجزء التالي من الخطاب إلى الموعد النهائي
لدفع الفاتورة وأية غرامات قد
نتيجة. قد ترغب أيضًا في الإشارة إلى عقوبات شركتك أو سياسات الدفع الأخرى.
الخطوة 4: يجب أن يشير الجزء الثالث من الخطاب إلى نتائج الفاتورة المتأخرة. في الأصل ، يمكن أن تكون هذه
ومع ذلك ، نظرًا لأن الفاتورة تزداد تأخيرًا ، فقد تشمل وكالة تحصيل.
الخطوة 5: يجب أن يروج الجزء الأخير من الرسالة لـ
المستلم لإرسال الدفعة بالكامل أو الاتصال بك لإدارة جدول الدفع.
أنهِ الخطاب بعقلية إيجابية مفادها أن هذا السيناريو سيتم حله بشكل مرض.
من المفيد دائمًا استخدام قائمة التحقق جنبًا إلى جنب مع خطاب التحصيل.
• هل تأكدت من لقب المتلقي؟
• هل كانت نبرة هذه الرسالة حازمة لكن متفهمة؟
• هل قلت المبلغ الإجمالي المستحق؟
• هل ذكرت موعد استحقاق الفاتورة؟
• هل اقترحت برنامج دفع بديل؟
• هل ذكرت الموعد النهائي الجديد؟
• هل تتبعت جهات اتصال الهاتف؟
• هل أشرت إلى أن آثار عدم دفع الفاتورة؟
تعليقات
إرسال تعليق